Ведение записей закрытыми: защита информации и документации по вашему делу | Планета Дебус, ООО

Безопасность и конфиденциальность имеют первостепенное значение в юридических вопросах. Даже если дело не имеет охранного приказа или конфиденциального обозначения, вы не хотите, чтобы информация ваших клиентов была каким-либо образом скомпрометирована. Ваше агентство судебных сообщений не может обсуждать конфиденциальность вашей информации и информации ваших клиентов. Удаленные платформы, репозитории, программное обеспечение для обмена и т. д. должны быть безопасными. Ваше агентство должно быть полностью прозрачным в отношении мер безопасности, включая шифрование, хост-системы и тому подобное.

Подумайте, например, о самых секретных файлах в вашей проблеме интеллектуальной собственности. Где они будут подвергаться наибольшему риску? В репозитории Агентства судебной отчетности хранятся все стенограммы, видео и документы для каждого показания и, возможно, во время судебного разбирательства. Кроме того, если вы используете их платформу обмена выставками, вам следует подумать, насколько безопасна эта платформа, поскольку конфиденциальные документы, содержащие личную информацию и даже исходный код, будут храниться и распространяться через программное обеспечение. Темный мир виртуального воровства становился все сложнее и сложнее. За последние два года количество атак программ-вымогателей увеличилось в геометрической прогрессии, и юридические фирмы стали мишенью для этих обычных клиентов. Сейчас как никогда важно тщательно изучить методы обеспечения безопасности вашего судебного агентства. Все хостинговые платформы должны иметь строгую защиту от взлома.

Какие меры безопасности вы должны искать? Эти вещи имеют решающее значение:

  • шифрование
  • Политики надежных паролей
  • Многофакторная аутентификация
  • Соблюдение охранного ордера

Что такое шифрование? Шифрование преобразует данные в код с целью блокировки несанкционированного доступа. Вы хотите защитить свои файлы таким образом, когда они отправляются по электронной почте и когда они находятся в виртуальном хранилище. Ищите 256-битное шифрование AES (Advanced Encryption Standard), которое обеспечивает высокий уровень безопасности. AES — это быстро, гибко и безопасно. 256-битный AES считается «военным» шифрованием и используется правительством США и другими разведывательными организациями по всему миру. Он также используется во многих приложениях, включая VPN (виртуальная частная сеть, зашифрованное соединение между устройствами и сетью), и очень важен в области безопасности. Зашифрованы ли файлы во время передачи или в режиме покоя? Ответ должен быть да. Вы хотите, чтобы вся ваша информация была полностью защищена.

Какова политика паролей? Можно создать надежный пароль по собственной инициативе, но нужно ли создавать надежный пароль в соответствии с их политикой? Компания, представляющая судебные отчеты, должна уделять первоочередное внимание безопасности, и это отразится на том, насколько сложно будет открыть ваш логин.

  • Сколько символов требуется?
  • Должны ли вы включать число и специальный символ?
  • Вам нужны прописные и строчные буквы в вашем пароле?
  • Как часто нужно обновлять пароль?

Как правило, требования к паролю должны включать:

  • Не менее восьми (8) символов
  • По крайней мере одна заглавная буква
  • Хотя бы одна строчная буква
  • Хотя бы один специальный символ
  • Хотя бы одно целочисленное значение

Чем сложнее ваш пароль, тем лучше. Вы должны периодически обновлять свой пароль. Компании, которые серьезно относятся к защите информации, используют протоколы, требующие регулярного обновления пароля. Planet Depos написал несколько полезных советов по созданию надежных паролей.

Многофакторная аутентификация дает вашему паролю больше зубов. Многофакторную аутентификацию иногда называют двухэтапной проверкой. В дополнение к вашему имени пользователя и паролю вам нужен второй способ доказать, что вы являетесь лицом, имеющим право доступа к учетной записи. Начальным фактором является комбинация имени пользователя и пароля — то, что вы знаете. Дополнительным фактором является то, что у вас есть, например, ваш смартфон или учетная запись электронной почты. Когда вы правильно введете имя пользователя и пароль, вы получите текстовое сообщение или электронное письмо с кодом для ввода, и только после этого вы сможете получить доступ к учетной записи. Многофакторная аутентификация затрудняет взлом вашей учетной записи, если у них нет доступа ко второму методу проверки, такому как ваш мобильный телефон или электронная почта. Часто многофакторная аутентификация включается только при первом входе в учетную запись с нового устройства, которое затем можно зарегистрировать, чтобы его распознала соответствующая учетная запись.

Охранный ордер в приоритете. Вы хотите, чтобы заявление было подписано всеми вовлеченными сторонами и возвращено вам как можно быстрее. Команда должна выполняться четко, с правильными обозначениями, все электронные письма должным образом классифицированы, тексты отредактированы по мере необходимости и т. д. Если файлы необходимо будет уничтожить в будущем, вы должны получить ответ от куратора дела немедленно, подтверждающий получение инструкций, уведомление об уничтожении всех файлов – текста, видео, документов, переписки и любых других материалов, включенных в заявку.

Безопасность имеет решающее значение для ваших клиентов и должна быть строгой на протяжении всего дела. Вся информация о статусе важна для вашего клиента, и многие из них также очень конфиденциальны, поэтому вам необходимо пересмотреть системы и процедуры, которые будут защищать эту информацию. В наш век такого большого количества удаленных судебных процессов более сильная инфраструктура и протоколы эволюционировали, чтобы добавить дополнительный уровень безопасности.

Leave a Comment